audit-proof email archive / Revisionssicheres Email-Archiv

[Thomas Reitelbach]

Hi Hede,

I have no idea if your personal way for an email archive is good or bad. But I can say I‘m using piler mailarchive for my business which is a very good solution and you can use it with no cost if you like - same as with kolab: you can buy enterprise support but you don’t have to if you don’t need it. 

So give it a try. 

Cheers
Thomas

> Am 05.02.2023 um 14:59 schrieb hede <kolab983 at der-he.de>:
> 
> (german text below)
> 
> Hi all, 
> 
> there are many professional business solutions for audit-proof email archives. For my personal (private) email archive I do not need a commercial solution, but... nevertheless I'd like to have some kind of an email archive which is capable of delivering a maybe comparable feature. At least for the conservation of evidence, not an easily accessible solution. 
> 
> So I made a small hack - some proof of concept. The idea is to timestamp all mails which are handled by the email server. It runs for more than two years now without noticeable problems. 
> 
> in a nutshell:
> - forward all mails transmitted by postfix via "always_bcc" to a special system account 
> - deliver those mails via postfix transport directive to a subdir in the mailarchive-users home 
> - the users mailbox is of type "maildir" - one file per mail
> - once a day run a script to move all mail-files into a temporary directory 
>   (to prevent side effects with postfix in case mails arrive while doing the work)
> - hash all email-files into a single hash-file (sha256sum)
> - create a hash of this hash-file
> - publicly timestamp this hash (e.g. truetimestamp.org)
> - create a (compressed) tar archive of all those files
> - create redundancy via par2 (to repair possible bit errors)
> - feed those files to the redundant backup system
> 
> This way there's some sort of evidence that a specific mail has arrived or was sent by my mail server at a specific day or - by handing out the full set - not arrived or wasn't sent. 
> 
> Like almost _every_ technical solution this is not 100% perfect as cheating is possible, but that's at least only possible exactly at the specific date. After the daily file got timestamped it's not possible to modify the archive without having the private key of the timestamping service. This way I think it delivers good evidence for all named cases if some controversial or obscurities rise only after some time has passed. (commercial products on the other hand can also get cheated with criminal intent)
> 
> What do you think about this solution? Do you think it's worth the effort or not? Do I make some logical mistake here?
> 
> hede 
> 
> ### german 
> 
> Hallo zusammen, 
> 
> es gibt in Deutschland eine Verpflichtung zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung für Unternehmen - für Privatpersonen ist das nicht notwendig. Dennoch möchte ich für den Fall der Fälle belegen können, dass eine E-Mail mein Mailsystem empfangen oder verlassen hat, ohne ein komplexes Archivsystem zu installieren. Auf dessen zusätzliche Komfortfunktionen kann ich verzichten. 
> 
> Ich nutze einen Online-Zeitstempeldienst, um täglich ein Archiv aller eingehenden und ausgehenden Mails signieren zu lassen. Die Lösung besteht aus wenigen im System verteilten Skripten und läuft nun schon seit zwei Jahren ohne Auffälligkeiten.
> 
> Grober Ablauf:
> - alle emails via postfix "always_bcc" zu einem speziellen Konto weiterleiten 
> - Postfix anweisen diese im Format "maildir" in das homedir des Nutzers auszuliefern
> - einmal täglich ein Skript starten, das diese Mails zu einem temporären Verzeichnis kopiert
>   (dies soll Seiteneffekte verhindern, falls während der Verarbeitung neue Mails eintreffen)
> - alle diese Dateien hashen (sha256sum) und diese Hashes in eine Datei schreiben 
> - diese Datei wiederum hashen
> - zu diesem Hash einen vertrauenswürdigen Zeitstempel besorgen (z.B. truetimestamp.org)
> - Alle Dateien zur unmodifizierten Vorlage in einem (komprimierten) tar Archiv zusammenfassen
> - (optional) zusätzliche Redundanz via par2 bilden (kann Bitfehler im Archiv reparieren)
> - dieses Archiv dem Sicherungssystem (Backup) zur Aufbewahrung zuführen
> 
> Auf diese Art kann ich in gewisser Hinsicht belegen, dass eine bestimmte E-Mail empfangen oder versendet wurde oder eben nicht. Für ersteres reicht die Datei der E-Mail plus die Hash-Datei, für letzteres ist das ganze Archiv notwendig. 
> 
> Wie eigentlich alle technischen Lösung ist es natürlich nicht 100% fälschungssicher. Das heißt bei bewusster Betrugsabsicht im Vorfeld kann man das System natürlich an genau dem Tag vor dem Zeitstempeln modifizieren - das gilt aber auch für kommerzielle Profi-Lösungen. Aber Änderungen im Nachhinein sind so halt eben nicht möglich - jedenfalls nicht ohne den privaten Schlüssel des Zeitstempeldienstes.
> 
> Nun interessiert mich, was haltet ihr davon? Seht ihr einen Zweck oder klingt es unsinnig, der Mühe nicht wert? Hab ich eventuell einen Denkfehler bei der Herangehensweise?
> 
> hede
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